Все виды бухгалтерских услуг
в Санкт-Петербурге и Лен.области
Поиск по сайту

Бухгалтерская документация: условия хранения

Бухгалтерская документация: условия хранения

Нормативные документы определяют то, где должны хранится бухгалтерские документы и в каком виде (бумажном или электронном) они передаются в архив.

В соответствии с п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 бухгалтерские документы должны храниться в специальных помещениях, сейфах или шкафах.

Требования хранилищам определяются Правилами, обозначенными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Бланки строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, которые обеспечивают сохранность документов. Эти требования закреплены в п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. 

Для хранения иных документов рекомендуется отводить специальные помещения или закрывающиеся шкафы. Главный бухгалтер должен назначить ответственных лиц. Указанный порядок определяется п.п.6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, и п.п 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. 

Бумажные или электронные?

Первичные и сводные учетные документы можно составлять и на бумажных носителях, и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Регистры налогового учета можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ).

Налоговые декларации можно, а в некоторых случаях и нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

Поскольку «первичку», документы бухгалтерского и налогового учета и налоговые декларации можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в электронном виде. То есть документы для передачи в архив не обязательно распечатывать. Однако документы, хранящиеся в электронном виде, должны быть заверены электронной подписью. Основанием служат письма Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

При проверке, по требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, может понадобится распечатать копии электронных документов. Копии следует заверить подписью (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 93 НК РФ, часть 6 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ).

Передавать текстовые электронные документы для хранения в архив организации следует в формате PDF. Не реже одного раза в 5 лет следует проверять состояние электронных носителей информации. Цель проверки — уточнить — можно ли воспроизвести хранящиеся документы (п.п. 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).